PLANEACIÓN Y ORGANIZACIÓN

Los aspectos más importantes a tener en cuenta en la planificación de un evento o espectáculo deportivo, y que serán los apartados en que se divida el programa, son:

1 - Una introducción. En donde se detallen las costumbres y necesidades del grupo al que va dirigido el evento.

2 - Una justificación del proyecto. O el "para qué" del mismo, cuál es su razón de ser en función de su objetivo.

3 - Su/s objetivo/s. Es decir, el "por qué" del proyecto, qué se persigue con su realización.

4 - Los contenidos. Donde se hará un listado de las actividades concretas que se llevarán a cabo durante el evento, junto con una descripción de las mismas.

5 - Una programación (planing) de actividades. Que estará compuesto por un calendario y desarrollo del mismo, incluyendo tanto las actividades principales como las paralelas o alternativas.

6 - La metodología que se usará para llevar adelante el espectáculo. Se deberá explicitar la forma en que serán dirigidas las actividades y/o los sistemas de juego que se usarán
7 - Los recursos humanos y materiales.

7.1 - Los recursos humanos.

- Se hará un listado de responsables de la organización, aquellos encargados de controlar el acto desde la programación hasta su ejecución.

- Se reunirá un equipo de organización. Es decir, cada una de las personas responsables para llevar a cabo cada uno de los aspectos del evento.

- Se determinará quienes serán los técnicos y colaboradores. Los que estarán en contacto directo con la gente o los participantes del evento deportivo (instructores, profesores, monitores, animadores, etc.).

- Se contratará un servicio y un seguro médico y/o de responsabilidad civil. Para prevenir futuros accidentes y las acciones legales que pueden acarrear.

- Se contratará un servicio de seguridad. El cual puede ser profesional (empresa privada, policía, etc.) o formado por voluntarios (los propios técnicos colaboradores, defensa civil, etc.)

7.2 - Los recursos materiales. Se determinará cual es el material necesario para la actividad, sin omitir nada: las instalaciones, la difusión del evento, la escenografía, el equipo y la indumentaria deportiva, la comida y bebida, los paneles indicadores de los resultados, la megafonía y la música, etc.).

8 - La difusión del evento. Se buscarán formas de difundir el evento que, dependiendo del presupuesto, serán gratuitas o con un costo determinado: medios de comunicación públicos y privados, folletería, etc.

9 - Se elaborará un presupuesto y se determinarán las formas de financiación del proyecto. En este punto se determinarán probables anunciantes, patrocinadores o colaboradores del evento.